Какие документы при увольнении выдавать в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы при увольнении выдавать в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Ответственность за невыдачу документов

Документы при увольнении от работодателя должны быть выданы в установленные сроки. В противном случае работодатель может причинить уволенному ущерб, за что придется понести ответственность.

К примеру, если отдел кадров задержит трудовую книжку, то человек не сможет оформиться у другого работодателя и приступить к новой работе. В результате упустит заработок по вине работодателя. Однако виновнику с рук это не сойдет. Суд обяжет его компенсировать материальный ущерб бывшему работнику согласно ст. 234 ТК РФ.

Невыдача других документов или выдача с опозданием классифицируется как нарушение трудового законодательства, что в свою очередь ведет к штрафам. Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предприниматель или должностное лицо за такое деяние заплатит от 1 до 5 тыс. Для организаций штраф будет в разы выше — от 30 до 50 тыс. руб.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Справки о размерах заработной платы

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Как делаются компенсационные выплаты на основе справки

Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).

Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:

СДЗ = ОЗ : КОД – ДИП

где: СДЗ – среднедневная зарплата, ОЗ – общая зарплата (за два года); КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года); ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.

Справки, выдаваемые нанимателем уволенному сотруднику, носят не только информационно-ознакомительный характер. Они могут понадобиться следующему работодателю при расчете налогов по доходам человека, начислении социальных пособий. Перечислим какие справки дают при увольнении:

Документы, подлежащие выдаче работодателем

При прохождении процедуры прекращения трудовых правоотношений сотруднику нужно выдать необходимые бумаги. Для того, чтобы понять принцип, нужно понимать процесс увольнения работника по его желанию. Он состоит из следующих этапов:

1. Подача заявления о расторжении соглашения.
2. Издание приказа на бланке формы Т-8 и его подписание директором организации.
3. Проставление записи в личной карте увольняющегося лица.
4. Работника под роспись знакомят с соответствующим приказом и записью в индивидуальной карточке. Он проставляет свою роспись и дату.
5. Уполномоченный сотрудник отдела кадров проставляет запись в трудовой книжке на основании требований делопроизводства.
6. Она заверяется руководством компании либо другим уполномоченным лицом.
7. Документы выдаются в последний трудовой день увольняющемуся гражданину.

Работодатель обязан выдать:

• Трудовую книжку;
• Справочную информацию о размере заработка и иных вознаграждений за период его работы на предприятие по установленной форме 182Н;
• Другую документацию по заявлению увольняющегося.

Ответственность за невыдачу документов при увольнении сотрудника

Документы при увольнении сотрудника выдавать нужно обязательно, причём без задержек. Если работодатель нарушает данное требование, то ему угрожают разные неприятные последствия. Причём санкции возможны как для компании, так и лично для руководителя.

Юридическое лицо за невыдачу документов в 2022 году могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – до 5 тысяч. При повторном нарушении размер штрафа для фирмы возрастает до 70 тысяч, а для руководителя – до 20 тысяч. Плюс ему начинает угрожать дисквалификация до 3 лет.

Соблюдение надлежащего порядка увольнения имеет принципиальное значение. Любые нарушения способны повлечь за собой неприятности как для компании, так и для руководителя. Поэтому лучше такого не допускать.

Документы при увольнении по собственному желанию

Главное требование в этом случае предъявляется к дате, стоящей на заявлении сотрудника, который решил уволиться по собственному желанию.

Сотрудник обязан в этом случае подать заявление не позже 14 календарных дней до даты увольнения. Причем отсчет ведется со следующего дня после получения заявления от работника. Сотрудник не лишается права в течение этого срока отозвать свое заявление.

Уволиться без отработки или с отработкой меньше чем 14 дней, возможно только при согласии работодателя.

После того как работодатель принял решение о дате увольнения сотрудника следует такой алгоритм действий:

• издать Приказ об увольнении — используйте унифицированную форму № Т-8 или самостоятельно разработанную форму;
• если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки, внесите запись об увольнении;
• внести запись об увольнении в личную карточку работника;
• выдать сотруднику в день увольнения окончательный расчет;
• выдать сотруднику следующие документы:

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

• написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
• направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

• написать жалобу в инспекцию по труду;
• написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

• при личном посещении;
• почтовым отправлением;
• через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Какие документы должны выдать при увольнении в 2021 г

Последние изменения: Январь 2020

Увольняясь, сотрудник получает обратно свои документы, а также справки, подтверждающие его стаж, заработок, налоговые отчисления. Однако, перед окончательным уходом, работник должен самостоятельно проявить и уточнить, какие документы должны выдать при увольнении, и что еще может потребоваться для дальнейшего трудоустройства или оформления пенсии.

Различаясь в некоторых деталях, основной пакет документации выглядит одинаково и соотносится с трудовым законодательством. Главный документ, который обязан вернуть работодатель, это трудовая книжка увольняемого. Остальные справки, бумаги администрация предоставит, если сам работник проявит инициативу и напишет соответствующее заявление.

Как оформлять документ

Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.

Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).

Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).

Справка обычно делается в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.

Похожие записи:

• Какую индексацию пенсий на 2023-2025 годы разработал Минтруд?
• Таблица штрафов за нарушение ПДД в Узбекистане
• Если нет прописки, то куда придут приставы ?!